あなたは日々の業務を効率よくこなせているでしょうか。まだ仕事に慣れないうちは、上司からの指示や急な電話対応などなれない作業に、「時間がたりない！」とパニックになってしますことも多いのではないでしょうか。それはあなたが仕事が遅いのではなく、時間管理が出来てないために、仕事を先延ばしにしてしまっていることが原因ではないでしょうか。
今回は時間を効率よく使うための時間管理のメリットやコツをまとめていきたいと思います。
時間管理をするメリット
時間管理をすることで得られるメリットは以下のことが考えられます。
・時間を効率よく使うことができる。
・予定を組めるので、慌てることが少なくなる。
・締め切りや約束を破ることがなくなる
・上司からの信頼があがる
仕事にかかる時間を把握する
新入社員や初めての仕事にとりかかかるときに、毎日やっている作業や、よくやる作業は、一度時間を図ることをオススメします。この書類作ってといわれて、このくらいの書類なら、１５分だな・・と想像することができれば、残りの就業時間との逆算もできるので、予定を立てることができます。
１～３分以内でできることは速攻終わらせる
時間のかかる作業に届いたメールや伝言などは、すぐに返事することができるので、後回しにせず、届いたらすぐ対応をしましょう。頭の片隅に「あのメール返さなきゃ・・」と考えていると作業の効率が下がりますし、下手すると忘れてしまう可能性もあります。
たとえ１分の作業でも、何件もたまると、手間になります。卓球のように球が来たらすぐに相手に返しておきましょう。
時間に余裕をもっておく
仕事ができる人は、時間配分を多めにとっておきます。急な仕事はあって当たり前ですので、指示が来たときにいつでも、動けるようにしておきましょう。つねに慌てていれば、いい仕事はできませんし、ミスにつながります。ミスをするとその修正をするのに時間を要し、余計に時間をロスしてしまいます。また、忙しくしているとチャンスを失うことにもなりかねません。今忙しいから違う人に仕事が回り、自分の成長の機会を逃してしまいます。いつでも頼れると印象が付けば、会社からの信頼感があがります。
時間に追われるのでなくコントロールする
時間が足りない人はたいてい時間に追われています。時間を追いかけるのではなく時間を迎えに行くようなコントロールをする必要があります。自分主体で時間をコントロールできれば、時間を有意義にすごせますし、仕事がうまくいきます。時間追いかけるとどこかで無理が生じて、ミスをし「私はダメな人間だ」と落ち込んでしまうスパイラルにはいります。自分でコントロールすることを心がかけましょう。
整理整頓
デスク回りは常に整理をしておきましょう。必要なものがどこにあるかわからない状態のデスクは言語同断です。万が一、社内の重要書類を紛失してからでは探すだけで一日が終わってしまいます。
まれに、同時進行で作業する人の中にはデスクが散らかっていてもどこにあるかを把握し、仕事をこなす人がいます。そういった人はいちいちしまっている時間を節約できるというメリットがありますが、最初のうちはできない人が多いと思いますので、整理整頓を心がけるようにしましょう。
まとめ（即断即決！）
仕事の時間を作るために一番必要なことは、「迷う」「悩む」「探す」を極力なくすことを心がけましょう。
この3つを無くすことで、仕事のスピードは格段に向上し、自分の時間を作り出すことにもつながります。
たかが１０分、されど１０分。１０分のロスが毎日1つあるだけで、１か月で２００分もの時間を無駄にしています。
時間を
コメント