あなたはコミュニケーションが得意でしょうか。
社会人になると、会社の人や、外部の人など、学生時代より、いろいろな人と出会う機会も多くなると思います。そんな時に、聞き上手になることで飛躍的に自分の仕事を早く、正確に終わらせることができます。
特に新入社員などは、この聞き上手スキルさえあれば難しい業務などはあまりないと思いますので、是非一読いただき、何かの学びにつながれば幸いです。
「私はコミュニケーションが苦手」
「何の話をしてるかわかんないけどとりあえずいいか」
「昔はよく話しかけれたけど、最近は誰も来ないな」
など思っているかたは、注意が必要です。
無意識に聞き下手になっているかもしれません！
聞き上手になることのメリット
聞き上手になるとメリットがあります。
・相手が気持ちよく話せるので、もっと話してくれるようになる。その結果、こちらからも話しかけやすい空気が作れる。
・自分が話す必要は最小限で済むのに関わらず、コミュニケーションがよく取れる。
・話の内容が正確に伝わり、仕事の中で勘違いが減る。
・内容を早く理解することで仕事の効率化が図れる。
・聞き上手になることで、上司から教えて貰える写真になれる。
などいいことあり！
目をしっかり見る
あなたは話が来たときどんな状況でしょうか。パソコンで打ち込みをしてるとき、書類を読んでいるとき、少し休憩してるときなど、さまざまだとは思いますが、ぼーっとしてるときは少ないと思います。
そんな時でも、相手が話ているときは相手の目をしっかりと見ましょう。
作業してパソコンを打ちながら、話を聞くのはマナー違反です。
「こいつ人、私の話きいてるのか？」と疑われかねません。
忙しい場合は、「これが終わってからでもいいですか？」などと伝えてしっかり目を見て聞けるまで、待ってもらいましょう。
急な用事の場合は、自分の作業を一旦止めて、相手の目を見て聞きましょう。
あいづちを打つ
話を聞いてるかの意思表示にあいづちは有効です。
適当なあいづちは不誠実な態度と取られ、自分の印象を悪くし、自分の首を絞めることになりかねません。
何となく難しいイメージのあいづちですが、基本的に「はい」だけで大丈夫です。
ただし、ポイントとして、
・相手へおなかを向けて、目を見ながら「はい」
・「はい」の声の大きさは相手の話し方と同じくらいに
・メモを取ることに集中しすぎない
などがあります。
また、NGあいづちとして
「はぁ・・・」「なるほどっすね」「そうなんすか」「はいはい」
「そうなんすね」「マジっすか」「へぇ」
相手との信頼関係にもよりますが、なるべく避けるのが無難でしょう。
メモをとる
日頃の日常的な会話であれば必要ないですが、仕事のことであれば必ずメモをとりましょう。
人間の記憶ほどあいまいなことはありません。メモをすることで何を言われたか、聴覚だけでなく視覚でも確認することができます。
メモをする際は、決まったメモ用紙を用意するほうが望ましいです。不要紙の裏などに書いている人もいますが、あまりお勧めしません。紛失の恐れがありますし、どこに書いたのかわからなくなることもあります。メモ帳を固定することで、メモするたびに開くので、やり残しも防げます。
また、メモするときにしばらく先の仕事などは、手帳にもメモを元に記入しましょう。ダブルチェックで仕事忘れを防ぐことができます。
メモしたけど、ほかのメモで埋もれてやり忘れた・・とならないようにしましょう。
うなずく
あいづちを打つにも近いですが、話を聞くときにジェスチャーもとても大事です。
話を聞くときにうなずくと、相手が安心して話を進めることができます。
相手への配慮になりますので、小さいですが意思表示をしましょう。
相手の話を先読みしない
話の途中で遮るのはとても失礼です。（緊急の電話などは別ですが）
話を最後まで聞くようにしましょう。
また、話の途中で、先にオチを言おうとする人もいます。わかっても聞く姿勢は内容の理解度を上げることにもつながるので話を聞くことに集中しましょう。「どうせこういうオチだろ・・」と考えてる間はあなたは話に集中してません。重要な情報を聞き流す可能性もあります。
退屈な話だと苦痛かもしれませんが・・
わかったフリはしない
仕事の指示などを言われたとき、わかったフリは危険です。
最初にスタートを間違えると、時間・お金が大きく損失する可能性があります。
内容に不安がある場合はわかったフリはせず。もう一度聞きましょう。
相手も間違って進んでしまうのは困るはずですのできっと答えてくれるはずです。
わかってないときに「はい」というのは危険です。相手は「理解した」「期日通りに仕事が完了する」と誤解します。
自分の理解と差がないか質問をする
聞き上手になるとよく理解できるようになりますが、どうしても情報が不足や不安点が残りるため、確認は必要になります。特に仕事の話の場合、必ず質問をするようにしましょう。
メモをしたことを元に、日時・場所・内容・やり方などを復唱し、確認しましょう。
お客様の名前など間違えられないことなどは特に注意して確認をするようにしましょう。
質問の注意としては、話の途中でするのはやめましょう。「それは今から話すから」と言われて相手に嫌がられる可能性があります。
そして質問のいいところは自分が安心できるだけでなく、相手も安心ができるところにあります。
相手も人間ですので、伝えたつもりが伝えてなかった！といったこともあり得ます。そのため、自分が質問を伝えることで、相手も「あれ？これ行ってなかったっけ？」となり相手の伝達ミスも防げます。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
聞き上手になるのは結構難しいと考える人もいますが、そんなに複雑なことはいらないです。相手の話を理解する準備が一番大切です。
日々の業務に忙しい皆さんはつい適当に聞いてしまって、あとから「さっきの話ってなんでしたっけ？」となりがちです。
聞き上手になることで、内容の理解が早まり、仕事を効率的に進めることも、コミュニケーションをとることもできます。
話すのが苦手・・と思う方は相手にしゃべってもらえばよいのです。
ぜひ、やってみてください！
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