あなたは仕事で指示を受けた時、指示をしっかりとこなせているでしょうか。簡単な指示なのに忘れてしまっていたり、大事なことが抜けてしまっていたりしたことはないでしょうか。もしかしたら、それは指示を受ける基本を忘れてしまっているかもしれません。でも、大丈夫です。指示を受ける基本がわかれば、そういったミスも少なくなるはずです。
この記事は、新入社員から初心を振り返りたい方に向けて、指示の受け方についての基本をおさらいしたいと思います。
指示の受ける流れ
新入社員や若手社員などは基本的に指示を受けて仕事を開始することが多いともいます。その流れを、確認しましょう。
上司・先輩に呼ばれたら
相手に聞こえるように返事をして、メモと筆記用具をもってすぐに向かいましょう。仕事を指示するということはあなたに任せたいということですので、喜んで向かいましょう。最初は本当にしたい仕事ではないかもしれませんが、何事も積み重ねが大事です。高いモチベーションで話を聞きにいきましょう。
指示を聞くとき
指示を聞くときは必ずメモをしましょう。しゃべるほうが早いので、要点を書くようにしましょう。ただ、メモに必死になって、返事を忘れてしまう人がいるので、「はい」と言いながら聞くと好印象です。また、メモばかりに目を落とさず、適度に顔を見るようにしましょう。質問はなるべく最後にまとめて聞くようにしましょう。話の途中で止められるのはあまり気持ちのいいものではありません。
指示を確認・復唱する
指示を一通り聞いたら、必ず復唱をするようにしましょう。特に日時・名前・場所など、間違えてはいけない部分については念入りに確認しましょう。相手に「復唱します」といって話せば、相手も指示が伝わったことを理解し安心します。
指示をもらったらすぐに行動する
指示をもらったらなるべくすぐに行動するようにしましょう。人間の記憶は時間がたつほど失われていきますので、頭に焼き付いているうちに行動しましょう。もし、違う作業があるのであれば、上司に確認し時間をつくるか、今貰った指示に時間があるのであれば、手帳とTODOリストに記録しましょう。メモは紛失の恐れがありますし、いつも確認するところに書いて置けばやり忘れを防止できます。基本的には来た仕事をすぐに行動して、ボールが自分の手元にないようにしましょう。頭の片隅に「あれやらないと」と考えていると作業効率も下がります。
指示を受けるときのメモの取り方
指示を受けるときのメモの取り方についてはいろいろな業種で違うとは思いますが、基本的には5W2Hで解決できます。
5W2H
Who 誰が/誰に
相手は誰なのか、どこの会社なのか。
What 何を
指示のやるべきことなんなのか。
When いつ
日時や日程、期日はいつまでなのか
Where どこで
住所、どの場所、どの部屋でやるのか
Why なぜ
どうしてやるのか。背景。指示のストーリーを理解する。
How どのように
手段、方法。電話？直接営業？メーカーに問い合わせ？
How much いくら
コストはいくらか。予算はいくらか。指示に必要な数字を具体化する。
わからないことは確認
指示を受けた時、なんとなくやわからないけどやってみようは禁物です。特に初めての仕事や、こうしたほうがいいですか？と疑問が湧いたら勝手にするのではなく、確認しよう。もし気が利いた提案をできれば、きっと上司や先輩も一目置いてくれることでしょう。
また、わからないまま進めると大きなミスにつながることもあり、取り返しがつかないミスにもなることがあります。最初の方向性は間違えないようにしたいものです。
確認する際も、その場で確認できればいいですが、もし後から疑問が湧いたら、まとめて確認しましょう。疑問が湧いては聞いていたら、相手の時間を奪う行為になります。ただ、さっきも聞いちゃったから聞きに行きづらいとなってしまうほうが問題ですので、素直に謝って確認はしっかりととりましょう。
指示の達成が困難なとき
指示の中には自分では解決できない指示が来るときもあります。上司もこれはできないかもしれないけど、やらせてみよう。と考えて指示している場合があります。そんなときはまずチャレンジしてみてください。やり方がわからない。思いつかない。など問題が発生すると思いますが、それが成長につながります。
ただ、あまりに考えすぎてしまうのも問題です。仕事にはタイムリミットがあります。自分でトライしてみてダメなようなら、上司や先輩に相談しましょう。時間があればいろいろな解決策がでてくることでしょう。
また、指示が処理しきれなくてパンクしそうな時も上司に相談しましょう。失敗も経験、成功体験も大きな経験になります。仕事は基本的に上司がマネジメントをしますが、自分でも自分株式会社の社長として、調整をするようにしましょう。
注意すること（指示編）
直属の上司以外からの指示
直属の上司以外から指示が来た場合は、まず自分の上司に確認をとりましょう。基本的に、他部署の人間が上司を通さずに人を使うのは、紳士的ではないので、やらなくていい場合があります。「やるのはいいけど、上司を通してください」と言える関係性がいいですね。
指示の最後は報告
指示は報告して完成されます。指示を受けて仕事が完了しても、指示を受けた相手に返さなければ終わったことになりません。あなたは終わったつもりでも、上司は「まだ終わらないのかな？」と不安に思っているかもしれません。
まとめ
いかがだったでしょうか、新人の時に上司に言われたことや、感じたことをまとめてみました。
当たり前だろというところも多かったかもしれませんが、基本は仕事の土台ですので、改めて見直してみてはいかがでしょうか。
それではよい一日を！
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