あなたは日々の業務に追われ、疲弊していませんか？仕事は毎日のように上から横から降ってきてにっちもさっちもいかない・・という方に、仕事が終わらない人の特徴を確認して理解をするとともに、改善するヒントになればと思い記録していきます。
はじめに
自分は以前は仕事が終わらない人間でした。徹夜をし、家まで持ち帰り休日に作業しなんとか終わらせるも、焦って作ったり、適当な取り組みになった結果、ミスを連発、やり直し、そして新しい仕事もやってくる。さらに終わらなくなる。まさに悪循環でした。きっと、こんな記事を検索しているあなたは真面目でこの状況をどうにかしたいと思っている方だと思います。この記事は私が実際行って改善した話ですので少しでも参考になれば幸いです。
仕事が終わらない人の特徴と傾向
- 優先順位がわからない
- 考えても仕方ないことに時間を浪費する（無駄な時間が多い）
- 自分の仕事と他人の仕事の区別がつかない
- 効率的になるような改善をしない
- 時間の意識が低く、納期が近づいてから行動する
- 出来る事を後回しにする
- 周囲に相談ができない
などがあります。
ブラック企業と呼ばれる会社の場合、さらに
- そもそも、達成には難しい内容
- そもそも、仕事量が異常
が追加されます。
そもそも難易度が高いものや仕事量が異常なのは会社にも問題があるので、そこは、改善を求めましょう。ダメなら、違う会社へ行くのも手です。
ただ、そこまでの仕事量じゃないはずなのにいつも残業してしまう人は、日々の業務のやり方が悪い可能性があります。
優先順位がわからない
仕事が終わらない人の一番の理由だと思います。今日やる仕事、明日でもいい仕事がわからない人がこちらになります。
優先順位がわからないので、まず目の前のものから手を付けて、
時間が無くなって、慌てて、
ミスをしてさらに時間がなくなって、
上司からあれはどうなった？と聞かれて、
今やりますと段取りを変更して
急いで作ったので内容が悪くて叱られ、
後日最初の仕事をやってなかった！どうしよう・・
というのは私の体験です。
まさに悪循環ですよね。
≪対策≫
優先順位がわからない（今日やる仕事がわからない）というのは、仕事への理解が足りない可能性があります。あなたの仕事が次にどのように使われるか理解していないため「あの資料は明日必要だから、今日やらないとな、あれは来週だから、ここまでにやらないと」といった予定を立てられないのです。
仕事をやるうえであいまいな指示をそのまま受けたりしてしまう傾向もあるので、数字で確認をすることをしてください。例えば上司に「すぐにやって」と言われたら、「今日の17時まででいいですか？」などと確認できれば、明確になり予定が立てられ、他の仕事と数字的な比較になるので優先順位がつけやすいです。また、自分で優先順位をコントロールすることも大事です。上記のように「すぐやって」と言われたら「わかりました」でなく「明日の12時まででもいいですか」と言ってみましょう。もし「いいよ」となれば時間的余裕が生まれます。時間は自分が作り出すものでもあります。（あなたの仕事の先にはそれを待っている顧客がいるので、顧客が困らない程度の時間的余裕を提案できるようにしましょう）
優先順位のつけ方としては、小さい仕事、押印して回す、メールの確認など簡単ですぐに終わるものを先に終わらせて、メインの仕事をすると仕事がはかどります。慣れると小さな仕事を瞬間的に終わらせることができるので、時間を生み出すことができます。また、メインの仕事が複数ある場合の優先順位は、それを今日やらないことで起こる問題を考えましょう。これをやらないとまずそうだというものが優先です。全部やらなきゃいけないが明らかに無理な場合は、納期を変更できるかなどの対策を打って時間的余裕を得る作戦も必要です。（毎度やると信頼を失いますので、仕事のスケジューリングは大事にしましょう）
考えてもしかたないことに時間を浪費する
例えばお客様に連絡をするのに、知らないことを言われたらどうしよう、また怒られたらどうしよう、といったように、相手の反応を恐れて時間を浪費している人がいます。気持ちはとてもわかるのですが、言いにくいことより早く伝えることを意識するべきです。（伝えるべきことならば）報告が遅れたことでさらに怒りを買う可能性すらあります。
≪対策≫
相手の反応は考えてもしかたありません。ネガティブな反応に臆するのでなく、やらなければいけないことを考え、行動しましょう。
もし怒られる内容であるなら、早めに伝えて終わらせましょう。結果的に10分怒られたとしても、言えずに悩んでた30分は得できます。早く伝えたことで、30分早く打開策などに動きだせるので、結果的に早く仕事を終わらせることができます。意識としてスピードは仕事をする上で一番に優先しましょう。
私の仕事の心得え
一にスピード、二にスピード、三にスピード、四にコスト、五に品質
スピードを優先することでコストも、品質も確保することができます。
自分の仕事と他人の仕事の区別がつかない
仕事が終わらない人の中には、他人の仕事によって自分の仕事が終わらない人がいます。自分のキャパを超えて仕事を受けてしまったり、他の人がやることべきことを自分がやった方がはやいからと自分でやってしまったり、またはいい人スイッチが発動して仕事を断れない人がいます。他にも相手に振るべき仕事もわからないため、時間が足りなくなり終わらないことがあります。
≪対策≫
自分の仕事スピードを理解する。いい人でいたいなら、出来ない仕事はしない。早めに断れば、案外悪くは思われない。中途半端に時間を浪費する方が相手にとっても迷惑です。後輩の仕事、上司の仕事までやっていてはあなたの大事な時間という資産は減る一方と考えよう。自分だけで終わらない仕事かどうかを判断する力を付け、相手に振るべきものはすぐに自分の手元から渡す。
効率的になるような改善をしない
仕事のスピードアップのための仕組みや工夫をせずいつまでも、同じやり方をしている人は最初はよくても仕事を覚えるうちに業務内容が増えてくると手が回らなくなり仕事が終わらなくなります。
≪対策≫
メールのチェックなどは移動中などでもできますし、書類などはなるべく少なくなるように、会社のルールを考えながら進める。外出スケジュールなどを組み立てて行ったり来たりをなくし、効率よく時間を使えるようにする。覚えた仕事を早くやる意識を持つことも重要です。30分で終わる仕事ならば、25分を目指す。時間的余裕ができれば、5分チェックにも回すことができてミスが減る、次の仕事までのバッファにもなります。
時間の意識が低く、納期が近づいてから行動する
時間の意識が低い人は納期のギリギリになってから慌てて作業を開始するため、仕事が終わらない人がいます。仕事の全体は見えてない人も、着手が遅いがゆえに自分を苦しめている人もいます。納期はあくまで最終防衛ラインですので、早いに越したことはないということを覚えておいてほしいです。納期より早く出して怒る人は普通はいません。
≪対策≫
仕事が来た段階で、しばらく先の納期であっても、まず内容だけは確認して、何がいつまでに必要なタスクになるのか考え、予定をいれておく。他の人に頼むことがある場合は真っ先に一度依頼しておくと自分が作業する際には準備ができていてスムーズに仕事ができます。前倒しで進めることで心の余裕を持てるとともに修正もできます。上司のチェックにも自信をもって解答できて、周りから一目置かれる存在になります。次第に周りも最低限の確認だけになり、仕事が自分で回せるようにになれば、楽しくなる感覚もあります。
出来る事を後回しにする
今できることを後回しにするのは結局自分に返ってくるのでおすすめしません。時間は誰でも一日24時間です。今できるのに後回しにしたら、自らタイムアタックを始めることになりかねません。自分の仕事を進めるために必要なことを考え、出来る事はやっておきましょう。
「明日やろうはバカやろう」と言いますが、明日は一生来ないので正しいです。正確には「今日やるものを明日やろうはバカやろう」が正しいです。明日はどんどん逃げていきます。今日が終わり明日になるとき、明日だったものは今日になるのです。ただ、明日やることは無理に今日やることはありません。明日のことまでできるなら一番良いですが。残業するくらいなら明日のことは明日やればいいです。今日の事を必死にやっていれば、自然と時間が生まれてきるので、明日の仕事まで今日やることが勝手にできるようになります。
≪対策≫
いつやるの今でしょ！のマインドでいる。明日の自分に期待するのでなく、明日の自分を楽にするために今日を頑張りましょう。今日の頑張りが、積み重なり仕事が終わっているのです。
つまり、出来ることはすぐにやる。メールの返信や電話連絡などは反射的に終わらせ自分の手元にボールが無いようにしましょう。忘れることを防ぐことにもなります。
周囲に相談できない
真面目な方は仕事は責任をもって自分の力で終わらせるべきと考える人がいますが、それでは組織の意味がありません。使えるものは使いましょう。また、変なプライドを持っている人も協力を求めずに進めて、結果周りに迷惑をかける人が多いです。自分はシャイで聞けない・・という人も実はプライドが高い人です。相手にどう思われるか気になる、馬鹿にされたくないというプライドがある勘違いタイプですので、馬鹿にされたくないなら、相談しましょう。
≪対策≫
日ごろから聞きやすい環境を作る。逆に相手の問題にも相談を乗っておく。変なプライドを守るくらいなら、納期を守る。自分一人で出来ることなどたかが知れている。「このことなら、この人に聞く」という人間関係を確立する。また、早めに相談すると、相手にも時間的余裕を持たせることができるので、相談に乗ってもらいやすい。仕事が完了した際には、相談相手にも報告し、感謝を伝える。（重要）
もう手遅れの沈みゆく船には誰も手助けはできません。上司が仕方なく火消しをするだけになってしまいます。
おわりに
すいません。長々と書きすぎました。
分かりやすいバージョンを書くかもしれません。
なにが言いたいのかといえば、仕事が終わらないということは直せるということです。（理不尽な場合を除く）自分のキャパはどうしてもありますが、手段や方法は結構あります。日々仕事が終わらないことで、次の日さらにきつくなり、自分には向いてない、センスがないなどのネガティブ志向になって、最終的には、こんなに仕事を押し付ける上司が悪い、クソゲーだなどとなっていくことで、自分成長をあきらめ、自分をあきらめてしまうことが一番問題だと思います。
あなたは今を必死に生きてると思いますが、ちょっとルールやコツを覚えてないだけです。私みたいなヒネクレモンスター社員ができるようになったので時間を意識してやってみてください。
スピードは全てを解決する。
自分をあきらめないでー
それではよい一日を
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